акт инвентаризации=автоматическая корректировка остатков по складу??

Jocker · Грудень 16, 2008, 19:37:54

Провели недавно переучет по складу, результаты вбили актом инвентаризации. По идее, и бухгалтер со мной согласен, после проведения в программе акта инвентаризации остатки должны автоматически корректироваться, но почему-то ничего не изменилось. Вопрос - это нормально, или я что-то не так делаю? Может в Укрскладе для этих целей (в смысле переучета остатков) предусмотрен какой-то другой документ?
Вопрос№2 - как выводить отчеты с нулевыми остатками по товару?

admin · Грудень 17, 2008, 11:14:48

1. Пользуйтесь поиском, тема обсуждалась http://www.softbalance.com.ua/forum/index.php?topic=394.0
2. Вопрос не ясен Вам надо вывести товар только с 0 остатком или вывести и включая и нули и какой именно отчет, укажите точное название.

Jocker · Грудень 17, 2008, 11:46:02

Цитата: Дмитрий Котельников від Грудень 17, 2008, 11:14:48
1. Пользуйтесь поиском, тема обсуждалась http://www.softbalance.com.ua/forum/index.php?topic=394.0

нашел, спасибо. Согласитесь, решение не очень интуитивное, хорошо бы его в справку включить

Цитата: Дмитрий Котельников від Грудень 17, 2008, 11:14:48
2. Вопрос не ясен Вам надо вывести товар только с 0 остатком или вывести и включая и нули и какой именно отчет, укажите точное название.

В отчете "Остатки на складе" выводить товары, количество которых на данный момент равно 0, вместе с остальными товарами.

admin · Грудень 17, 2008, 17:52:00

1.

Тут можно продолжать разговор, т.к. акт инвентаризации это еще не движение, а факт проверки и только на основе этого акта делается коррекция т.е. приход/списание.

2.

Как делать отчет на основе другого?
1. Заходим в меню "Отчеты" и открываем нужный нам отчет.
2. Потом нажимаем на кнопку "В режим редактирования", и раскрываем
окно на максимум (так будет удобней)
3. В открывшемся окне в полях "Название по-украински" и "Название
по-русски", меняем или дописываем название для будущего отчета.
4. Далее меняем или правим в окне SQL запрос текст SQL запроса к базе
данных.
5. Если надо включаем в "Выбор нужных параметров для отчета" галочки
что надо выбирать перед формированием отчета, а что нет.
6. Нажимаем кнопку "Сохранить как новый", и закрываем окно.
7. Далее заходим обратно в меню "Отчеты" и ищем имя отчета которое вы
задали в п.3 Открываем его и запускаем, если надо правим печатную форму.

в п. 4 меняем

t.visible = 1 AND
z_kolvo > 0

на

t.visible = 1

avers12 · Лютий 09, 2009, 16:52:01

Дмитрий, а как быть с товаром, если на момент инвентаризации в базе он есть, а в наличии его нет? В акт инвентаризации он не попадает (его нет), соответственно после формирования накладной на списание (а она делает изменения только по тем позициям, которые в ней присутствуют) его количество в базе остается прежним, а должно быть 0.

admin · Лютий 10, 2009, 12:29:37

Так вводите в кол-во 0 "ноль" и все считает верно. Примеры ниже.

avers12 · Лютий 10, 2009, 18:26:33

Это как раз понятно. Вообще, я понимал, что при составлении накладной на списание на основании акта инвентаризации программа сверяет те позиции, которые есть в базе, и , если они не вошли в акт инвентаризации, то делает их равными нулю. К примеру, мы поставили программу в магазин по торговле канцтоварами. База товара насчитывает 2200 позиций. В ходе торговли часть товара забывают оприходовать и часть товара всегда останется в плюсе, т. к. при продаже не каждый товар можно успеть ввести. Часть товара приходуется по одному штрих-коду (например, однотипные папки), а потом оказывается, что у каждого цвета свой штрих-код. В результате на момент инвентаризации очень много товарных позиций, которые не вошли в акт инвентаризации, но присутствуют в базе как с "плюсом", так и с "минусом". И для того, чтобы вычислить эти позиции и ввести их равными нулю, получается нужно распечатать акт инвентаризации и остатки по складу и сравнивать по каждой позиции. Я правильно понимаю? Это ведь работа нескольких дней.

moder · Лютий 12, 2009, 12:03:29

Инвентаризация иногда работа целых недель.
При формировании документа "Списание" на основе акта инвентаризации, программа списывает только то кол-во товара, которое отсутствует на складе. Все.
К-во на складе - количество товара в программе.
К-во - фактическое количество товара на складе. Фактическое кол-во Вы самостоятельно вносите в акт.
Т.е. Если в акте инвентаризации "К-во на складе" - 10, а фактически - 6, программа спишет 4.
Аналогичная ситуация с оприходованием. Если к-во товара на складе - 0, а фактически - 5, программа поставит на приход 5.

avers12 · Лютий 12, 2009, 17:10:30

Я понимаю, как формируются документы на основе акта инвентаризации. Разница между фактическим количеством и количеством по складу соответственно добавляется в документе "ввод остатков" или вычитается в документе "списание". Вопрос в другом: как вычислить товар, которого не было в наличии, но он присутствует в базе? Для того, чтобы его внести в акт инвентаризации и присвоить ему значение "ноль", нужно сначала знать, что вносить. База насчитывает 2200 записей, в отчете "остатки по складу" 2000 позиций, а в "акте инвентаризации" 500 позиций. Т.е. нужно вычислить 1500 позиций, которые не вошли в акт инвентаризации, составить перечень со штрих-кодами, потом внести их в акт инвентаризации, набивая каждый штрих-код вручную!!! (товаре ведь нет - считать не с чего) и присвоить каждой позиции значение "ноль", а потом сделать корректировку списанием и внесением остатков. Почему бы это не сделать автоматически?

moder · Лютий 13, 2009, 10:32:27

Акт инвентаризации - это документ, который Вы вносите уже по результатам пересчета остатков.
Какой документ/отчет Вы используете для сравнения остатков на складе?

avers12 · Лютий 13, 2009, 11:10:22

Вот я и спрашиваю, как это сделать, каким документом. Не вручную же сравнивать остатки по складу и акт инвентаризации. Каким документом пользуетесь Вы?

moder · Лютий 13, 2009, 11:22:12

Отчет "Остатки по складу". Можно пользоваться любым отчетом, который формирует остатки на дату.

Как сделать видимость нулевых позиций в отчете Дмитрий описал ранее. Тогда в отчете будут видны все позиции товаров (в Вашем случае 2200) и Вы сможете указать по каким позициям есть излишки.

admin · Лютий 13, 2009, 15:19:12

Как делать инвентаризацию.
1. Распечатываем отчет "Остатки на складе", можно с нулевыми остатками (описывалось ранее).
2. Идем на склад с этим листком и по каждой позиции напротив проставляем реальное количество, если новый товар которого не т на листке пишем на отдельном листке.
3. Идем к компьютеру и выписываем Акт инвентаризации по различающимся товарам, одинаковые можно не вводить.
4. На основе акта выписываем группой списание и ввод остатков.
5. Новый товар которого нет в базе можем отредактировать документ Ввод остатков добавив этот товар, либо создать новый документ Ввод остатков и в Примечании помечаем "Новый товар" можно также его добавить в группу с инвентаризацией.

avers12 · Лютий 16, 2009, 18:35:27

Понятно. Просто для нашего случая так не подходит. Пример: имеется 20 видов карандашей, отличающихся только штрих-кодом. По варианту инвентаризации, указанному выше, нужно прочитать первый штрих-код, найти его в перечне 2200 наименований штрих-кодов (название у товара одинаковое) и поставить количество. Только поиск штрих-кода займет несколько минут. И.т.д. В конечном итоге, записав 500 наименований по переучету, где-то 300 совпадут и изменения по ним не потребуется. Значит нужно после всего набить вручную акт инвентаризации на 200 измененных наименований плюс 1700 наименований с количеством "ноль".
Мы же делали инвентаризацию иначе - открыли акт инвентаризации, один человек берет товар, считывает его сканером, второй пересчитывает его количество, говорит первому, он его заносит в программу. 30 секунд на одну позицию. А далее я рассчитывал, что программа сама скорректирует остатки по складу отчетами списание и ввод остатков (в том числе выведет позиции, которые не вошли в инвентаризацию, в ноль). Если бы такая возможность была, затраты на такую корректировку заняли бы минут 10. А вычитывать штрих-кода и потом вводить их вручную - это недели. Так смысл было весь входящий товар обклеивать штрих-кодами (у которого его нет), чтобы потом делать инвентаризацию по бумажке.
Но это моя ошибка - нужно было сначала узнать, как программа делает инвентаризацию. Просто в таком виде она естественно для нас не подходит, потому что инвентаризацию нужно делать раз в месяц, пересчет товара по нашему варианту занял 7 дней, а с вариантом "по бумаге" будет две недели. Это при том, что в торговом центре нельзя вообще магазин закрывать ни при каких обстоятельствах. А обидно, программа хорошая. Я почти год мониторил программы для этих целей и пока остановился на ней.

moder · Лютий 17, 2009, 13:54:52

Цитата: avers12 від Лютий 16, 2009, 18:35:27
А далее я рассчитывал, что программа сама скорректирует остатки по складу отчетами списание и ввод остатков (в том числе выведет позиции, которые не вошли в инвентаризацию, в ноль). Если бы такая возможность была, затраты на такую корректировку заняли бы минут 10.

Программа сама и корректирует остатки, Вы проводите на основе акта инвентаризации 2 документа: списание и внесение остатков. Документы проводятся в 2 клика мышью через функцию "Группа документов" (автоматическая выписка).
По сути инвентаризация должна корректировать только те данные, которые отличаются, т.е. "+" или "-". Остальные данные подразумеваются равными, т.е. количество на складе совпадает с количеством в программе.

В любом случае, любой программе необходимо указывать какие позиции списывать "в ноль".

А если товар новый (нет в базе как Вы ранее писали), добавьте его в справочник "Товары" через кнопку "Новый товар" в документе Акт инвентаризации, затем сканером штрих-кодов добавьте в документ, укажите количество. Сформированный документ "Внесение остатков" на основе акта поставит новый товар на приход.